陕西财经职业技术学院基建档案管理办法（试行）

第一章  基本原则

为加强和规范我校基本建设工程档案的收集、整理和归档工作，保护、利用好档案资源，充分发挥基建档案在学校工程建设、维修改造和事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《陕西省档案条例》《基本建设项目档案条例》《陕西财经职业技术学院档案管理办法》《陕西财经职业技术学院档案预立卷制度》《陕西财经职业学院档案实体分类编号方案》《陕西财经职业技术学院归档文件整理实施细则》等规定，结合我校实际制定本办法。

第二章  归档范围

第一条  基建档案是指我校整个建设项目，从开始酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中产生而形成的，具有保存价值的文件材料。其中包括：基本建设任务的提出、规划、立项、审批、调研、可行性研究、评估：决策、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)中所产生的文字材料、图表、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。

第二条 基建档案必须实行集中统一管理，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条  基建档案工作要纳入基建工作计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建项目一开始就与建立档案工作同步进行；基建项目建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；基建项目竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料的验收同步进行。

第四条  基建档案归档原则

（一）归档的基建文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，格式统一、字迹清楚、图片清晰，保证完整、准确、系统，纸质版与电子版保持一致，同步归档。

（三）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与项目实体完全一致并具有成套性。

第五条  归档的主要内容和重点

（一）上级机关批准的有关文件。项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件、立项审批文件、各类型的审批文件、土地征购文件等。

（二）竣工报告。内容包括基本建设任务完成、材料消耗、投资使用、工程质量等情况。

（三）竣工决算。应包括竣工工程概况表，变更及增减签证单，财务决算表。要检查设计概算和施工图预算执行情况，分析投资节约或超支原因。

（四）技术资料。包括地质勘察、设计变更、材料代用通知、各种材料的试验报告，合格证和检查记录、隐蔽工程记录、重大工程质量事故处理记录、竣工图。

（五）对工程质量等级的评定。凡归档的文件材料案卷质量应符合基建档案卷质量要求；即中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写绘制。

第三章 归档流程

第六条  基建处档案管理人员按照国家建设工程文件归档规范、学校档案立卷保管的具体规定，从项目申请立项时开始文件材料的积累、整理、审查，及时收集、分类整理、编目造册，便于查阅和归档。基建项目竣工验收交付使用、决算审计后，完成文件材料的归档、验收和入库工作。

第七条  项目建设过程中，监理单位、工程承包单位应在各自的职责范围内做好建设项目文件资料的形成、积累、整理、归档和保管工作。建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。项目竣工后由总包单位向监理单位提交，经监理单位审查合格后，由施工总承包单位向基建处档案管理人员移交建设档案。

第八条  根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

第九条 案卷内图纸、文件材料的排列次序：基建工程依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计），工程施工、工程竣工验收等排列。排列要求，文字材料在前，图样在后。文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

（一）文字材料用A4开纸，图纸按297×210mm的规格进行折叠补齐，厚度不超过20mm，去掉文字材料内所有的金属物。用优质的胶水和浆糊表制，下边和右边靠齐，左边留出25公分进行装订，装订采取三孔穿线，绕8字型，结实牢固。图纸可夹硬纸板，不允许有漏页、掉页情况发生。

（二）平整均匀编排页码，科技文字材料与图纸单面在右下角，双面的正面在右下角，背面在左下角。

（三）案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号，确保案卷质量符合国家要求。

（四）案卷封面要写上案卷题名，题名一般是全称。包括作者、问题、日期（文件形成起止日期）、基建项目的代字或代号，按分类号登录。

（五）确定保管期限。

（六）工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

（七）归档验收：

1.基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预检收，出具证明，否则不能进行工程竣工验收。

2.学校基建档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建档案的验收工作。

3.基建档案在验收后两个月内归档。

4.填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份备查。

第四章 保存和利用

第十条  基建处相关工作人员要严格遵守保密制度及借阅规定，确保基建处留存的基建档案安全完整。

第十一条  分类编号：

（一）按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。

（二）根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级或三级类目代号简表。

（三）基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

第十二条  校内外有关部门及基建处有关人员因工作需要需查阅基建工程档案资料时，经基建处负责人批准后方可查阅，一般不外借；特殊情况要携带资料借出查阅，应向档案管理人员办理借阅手续，并经基建处负责人及主管院领导批准后方可借阅。

第十三条 基建处负责档案管理的工作人员要做好各类文件、技术资料的防火、防虫、防盗、防遗失、防霉变等安全管理工作，以及基建档案室的卫生保洁工作，确保良好的档案管理环境。

第五章 基建档案管理员职责

第十四条  基建档案管理人员职责

（一）基建档案管理人员负责基建文件材料保管和整理立卷工作，保证文件材料的完整、准确、系统。

（二）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

（三）归档的案卷应组卷合理，页码编写准确，卷内目录、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

（四）参加基建档案资料的鉴定，提出基建档案资料的保管期限和密级。

（五）接受学校档案管理部门的业务指导和督促检查，按规定时间向学校档案管理部门提交相关档案信息。

第六章 附 则

第十五条  本办法由基建处负责解释。

第十六条 本办法自发文之日起实施。